নভেম্বর 28, 2022

প্রসেস প্রদানের জন্য স্বয়ংক্রিয় উৎসের জন্য একটি বটম-আপ, মূল্য চালিত ব্যবসায়িক কেস তৈরি করুন

1 min read

উইলিয়াম ডব্লিউ পটার/stock.adobe.com

আমার শেষ নিবন্ধটি সঠিক প্রযুক্তি সনাক্তকরণ এবং বাস্তবসম্মত রূপান্তর রোডম্যাপ ডিজাইন করার আমদানি পদক্ষেপগুলিকে কভার করেছে। এই নিবন্ধটি একটি অ-আর্থিক দৃষ্টিকোণ থেকে আপনার ব্যবসার কেস তৈরির প্রক্রিয়াটি দেখবে। আমার পরবর্তী টুকরা আর্থিক তাকান হবে. এটি মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ যে একটি ব্যবসায়িক কেস যা শুধুমাত্র উচ্চ স্তরের আর্থিক বিষয়গুলির উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করা হয় সম্ভবত স্বাক্ষরিত এবং অনুমোদিত হবে না। অন্যদিকে, একটি ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে যা আপনার প্রস্তাবিত পরিবর্তনগুলির সমস্ত দিককে কভার করে এবং একটি বটম-আপ ভ্যালু অ্যাসেসমেন্ট প্রদান করে তা হওয়ার সম্ভাবনা অনেক বেশি। একটি শক্তিশালী মূল্যায়ন আপনাকে বাস্তবায়নের সময় রূপান্তর প্রকল্পটি চালাতে সহায়তা করবে।

আপনার ব্যবসার কেস নির্মাণ

প্রক্রিয়ার এই মুহুর্তে, আপনি জানতে পারবেন আপনি কি করতে চান, কার সাথে এবং কোন সময়সীমার মধ্যে। প্রক্রিয়ার পরবর্তী ধাপ হল ব্যবসায়িক কেস ডকুমেন্টে আপনি যা জানেন তার সব কিছু মিলিয়ে নিন এবং তারপরে আপনার নির্বাহী দল এবং/অথবা বোর্ড সদস্যদের কাছ থেকে প্রকল্পে বিনিয়োগের জন্য অনুমোদন নিন। মজার ব্যাপার হল এই ধাপটিকে প্রায়ই পুরো প্রক্রিয়ার সবচেয়ে চাপের অংশ হিসেবে দেখা হয়। কোথায় শুরু করবেন? আপনি কি ডকুমেন্টেশন প্রস্তুত করতে হবে? এটা কিভাবে গ্রহণ করা হবে? আপনার execs কি অতিরিক্ত প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করবে? আপনি একটি বাধ্যতামূলক যথেষ্ট গল্প আছে? আপনার প্রস্তাবিত পরিবর্তনগুলি কি অনুমোদিত হবে?

একটি ব্যবসায়িক কেস নথির ফোকাস এবং গুরুত্ব থাকা সত্ত্বেও, এটি সাধারণত এমন একটি পদক্ষেপ যা অতি সরলীকৃত হয় এবং সংখ্যায় ফোকাস করা শেষ হয় – বরং সৎ মূল্যায়ন কার্যকারীরা সাধারণত খুঁজছেন। আপনার ব্যবসার ক্ষেত্রে একটি স্প্রেডশীট নয়. আর্থিক ব্যবসার ক্ষেত্রে একটি গুরুত্বপূর্ণ উপাদান, কিন্তু তারা একমাত্র উপাদান নয়।

আপনার ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে অনুমোদিত হওয়ার জন্য তিনটি ওভারআর্চিং পয়েন্টগুলিকে সম্বোধন করতে হবে এবং আপনাকে আপনার রূপান্তর প্রকল্পটি চালাতে সহায়তা করতে হবে:

ট্রাস্ট – আপনার ব্যবসায়িক কেসটি যথেষ্ট শক্তিশালী হওয়া দরকার যাতে আপনার নির্বাহীদের আস্থা নিশ্চিত হয় যে আপনি জানেন যে আপনি সততার বিষয়ে কথা বলছেন – এটি প্রস্তাবিত প্রকল্পের একটি সৎ মূল্যায়ন হওয়া উচিত। যে উপাদানগুলি প্রকল্পটিকে ত্বরান্বিত বা ধীর করে দিতে পারে সেগুলি নির্ধারণ করা, এবং আপনার দ্বারা গভর্নেন্স তৈরি করা আর্থিক এবং প্রকল্প বিতরণ অনুমানগুলিকে সংজ্ঞায়িত করা – এটিকে শক্তিশালী পর্যবেক্ষণ এবং মূল্যায়ন পয়েন্টগুলির সাথে একটি পরিষ্কার পথ তৈরি করতে হবে যা নিশ্চিত করবে যে প্রকল্পটি তার প্রতিশ্রুতিগুলি প্রদান করে৷ একটি মজবুত পরিকল্পনা থাকা যা মূল ‘রূপান্তর’ মেট্রিক্সের রূপরেখা দেয় যা অর্জন করা দরকার এবং কী সংশোধনমূলক পদক্ষেপ প্রয়োগ করা যেতে পারে।

আপনার ব্যবসার ক্ষেত্রে নিম্নলিখিত উপাদানগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে হবে:

একটি পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা মূল্যায়ন

যেকোন ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে আপনার প্রকল্পের আপনার দলের উপর যে প্রভাব পড়তে পারে তার বিস্তারিত মূল্যায়ন অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। আপনাকে সেই ‘জনগণের কারণগুলি’ রূপরেখা দিতে হবে যা আপনার প্রকল্পের বাস্তবায়নকে সমর্থন করার পাশাপাশি এটিকে বাধা দেয়। এটি করার জন্য নিম্নলিখিত বিবেচনা করুন:

আপনার বর্তমান সংস্কৃতি এবং মান ব্যবস্থার পরিবর্তনের জন্য আপনার ব্যবসার ক্ষমতা, যার মধ্যে কতটা পরিবর্তন ইতিমধ্যেই চলছে বা পরিকল্পিত আছে নেতৃত্বের শৈলী এবং ক্ষমতা বন্টন যা সংগঠন জুড়ে বিদ্যমান পূর্ববর্তী রূপান্তর এবং পরিবর্তন প্রকল্পগুলির উপলব্ধি প্রস্তাবিত পরিবর্তনগুলির প্রতি আপনার মধ্যম ব্যবস্থাপনার মনোভাব, কারণ সেগুলি গুরুত্বপূর্ণ হবে ড্রাইভিং এন্ড ইউজার অবলম্বনএগজিকিউটিভ স্পনসরশিপ পুরো সংগঠন জুড়ে পরিবর্তনের জন্য আপনার পরিকল্পনাকে বৃহত্তর কৌশলগত লক্ষ্যে সারিবদ্ধ করুন

যে কোনো ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে প্রস্তাবিত প্রকল্প থেকে আপনার প্রতিষ্ঠানের এক বা একাধিক কৌশলগত লক্ষ্যে একটি খুব স্পষ্ট এবং সুস্পষ্ট রেখা আঁকতে হবে। তারপর সেই রূপান্তরের সাথে লিঙ্ক করা যা আপনার প্রস্তাবিত পরিবর্তনগুলি প্রদান করবে। এটি প্রকল্পের জন্য নির্বাহী সমর্থন অর্জন এবং যেকোন ব্যয়ের জন্য তাদের অনুমোদন পাওয়ার জন্য গুরুত্বপূর্ণ। এটি ডিজিটাল ট্রান্সফরমেশনের চারপাশে শুধুমাত্র ‘X-এর সাথে গোল Y সারিবদ্ধ হওয়ার চেয়ে আরও বিস্তারিত হওয়া দরকার কারণ এটি একটি ডিজিটাল প্রকল্প। সুতরাং, আপনি কিভাবে প্রয়োজনীয় বিশদ স্তর প্রদর্শন করবেন?

আপনার কর্পোরেট এবং বিভাগীয় কৌশলগত পরিকল্পনা পর্যালোচনা করুন. যদি তারা উপস্থিত না থাকে তবে আপনার সিনিয়র এক্সিকিউটিভ দলের সাথে দেখা করুন এবং তাদের মূল কৌশলগত অগ্রাধিকার সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করুন৷ তারপর আপনার প্রকল্পের নির্দিষ্ট ফলাফলগুলিকে চিহ্নিত করুন যা সেই অগ্রাধিকারগুলিকে সমর্থন করবে৷ আপনার সাফল্যের পরিমাপ এবং আপনার প্রকল্পের সময়রেখা বিস্তৃত কর্পোরেটের সাথে সারিবদ্ধ করুন এবং / অথবা বিভাগীয় কৌশলগত পরিকল্পনা।

কিছু মূল স্টেকহোল্ডারদের সাথে আপনার ফলাফলগুলি পরীক্ষা করে দেখুন যে তারা অর্থপূর্ণ কিনা তা নিশ্চিত করুন – এটি সেই স্টেকহোল্ডারের সাথে আপনার প্রকল্পের ধারণাকে বীজ করতেও সহায়তা করে।

ঝুঁকির সাথে আঁকড়ে ধরুন

ঝুঁকি হল যেকোনো ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে সিদ্ধান্ত নেওয়ার প্রক্রিয়ার একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ অংশ, তাই আপনাকে দেখাতে হবে যে আপনি আপনার হোমওয়ার্ক করেছেন এবং তিনটি মূল ক্ষেত্র জুড়ে আপনার প্রকল্পের সংশ্লিষ্ট ঝুঁকিগুলি বুঝতে হবে:

প্রকল্পের ঝুঁকি – প্রজেক্টের নিষ্ক্রিয়তার ঝুঁকিগুলি সরবরাহের সাথে জড়িত ঝুঁকিগুলি কী – প্রজেক্টআরওআই ঝুঁকিগুলি না করার সময় ব্যবসাটি যে কর্পোরেট ঝুঁকিগুলির মুখোমুখি হতে থাকে – বিনিয়োগে প্রত্যাশিত রিটার্ন অর্জন না করার ঝুঁকিগুলি কী কী৷

প্রতিটি ঝুঁকির জন্য, আপনাকে সম্ভাব্যতা, প্রভাব, ঝুঁকি রেটিং এবং প্রশমন কৌশল এবং একজন মালিককে চিহ্নিত করতে হবে। প্রকল্পের ঝুঁকি আপনার প্রকল্প পরিকল্পনা প্রক্রিয়া থেকে প্রাপ্ত করা উচিত, এই ঝুঁকিগুলি সাধারণত ব্যবসার ক্ষেত্রে হাইলাইট করা হয়। যে ক্ষেত্রগুলি সাধারণত মিস করা হয় সেগুলি হল নিষ্ক্রিয়তার ঝুঁকি এবং ROI ঝুঁকি৷

নিষ্ক্রিয়তার ঝুঁকি

নিষ্ক্রিয়তার ঝুঁকি বলতে প্রকৃত কর্পোরেট ঝুঁকি বোঝায় যা একটি ব্যবসার সম্মুখীন হয় যখন তারা তাদের প্রকিউরমেন্ট এবং অ্যাকাউন্ট প্রদেয় প্রক্রিয়া পরিবর্তন করে। প্রতিটি ব্যবসা এই ঝুঁকিগুলির মুখোমুখি হয়, প্রশ্ন হল সেই ঝুঁকিগুলি কতটা উচ্চ, সেই সিস্টেম এবং প্রক্রিয়াগুলির উপর ভিত্তি করে যা আপনার ইতিমধ্যেই রয়েছে৷ একটি ব্যবসার সংগ্রহ এবং অ্যাকাউন্টের প্রদেয় প্রক্রিয়া জুড়ে সাধারণত 10টি কর্পোরেট ঝুঁকি রয়েছে যা আপনাকে সচেতন হতে হবে:

প্রতারণামূলক চালান – যে ঝুঁকি আপনি এমন একটি চালান প্রদান করবেন যা আপনাকে সরবরাহকারীর অ-সম্মতি করা উচিত নয় – এটি সরবরাহকারীর পক্ষের অ-সম্মতি ঝুঁকিগুলির একটি সম্পূর্ণ পরিসীমা অন্তর্ভুক্ত করে যে ধরনের ডকুমেন্টেশন/প্রসেসগুলি আপনার কাছে রাখা প্রয়োজন। এখানে ঝুঁকি হল যে আপনি এমন একটি সরবরাহকারীর সাথে কাজ করা শুরু করেন যার কাছে প্রয়োজনীয় ডকুমেন্টেশন নেই বা বিদ্যমান সরবরাহকারীর ডকুমেন্টেশন ল্যাপস। এতে সম্মতি অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে: পরিবেশগত, সামাজিক এবং শাসনের প্রয়োজনীয়তা (ESG), আধুনিক দাসত্ব, বীমা, শিল্পের স্বীকৃতি এবং শিল্প মূল্যায়ন অনুলিপি চালান – যে ঝুঁকি আপনি সরবরাহকারীর জন্য একই চালান দুইবার প্রদান করেন। ট্যাক্স সম্মতি – যে ঝুঁকি আপনি নন আপনার ডেটা বা প্রক্রিয়াগুলির সমস্যার কারণে প্রাসঙ্গিক ট্যাক্স জমা/আইন মেনে চলতে সক্ষম। ম্যাভারিক খরচ – পণ্য/পরিষেবার জন্য অননুমোদিত কর্পোরেট ব্যয়ের ঝুঁকি। অনুমোদন ব্যয় – যে ঝুঁকির জন্য আপনি কর্পোরেট ব্যয়ের অনুমোদন প্রদর্শন করতে অক্ষম আপনার আর্থিক নীতি এবং পদ্ধতি মেনে চলা পণ্য/পরিষেবা। ভুল চালান ডেটা ক্যাপচার – আপনি যে ঝুঁকি ইনভয়েস ডেটা ভুলভাবে ক্যাপচার করেন যার ফলে সরবরাহকারীর অর্থের দ্বন্দ্ব-সুদের দ্বন্দ্ব – স্বার্থের দ্বন্দ্বের স্পষ্ট মূল্যায়ন ছাড়াই কর্পোরেট ব্যয়ের সিদ্ধান্ত নেওয়া হয় এমন ঝুঁকি (যেমন, একজন কর্মচারীর বন্ধু বা অন্য ব্যবসায়িক স্বার্থকে একটি চুক্তি প্রদান করা হয়। চুক্তির জীবনচক্র ঝুঁকি – এই ri sk চুক্তি সংক্রান্ত ঝুঁকির একটি সম্পূর্ণ পরিসর অন্তর্ভুক্ত করে যেমন: প্রতিকূল এবং/অথবা সম্ভাব্য ক্ষতিকর চুক্তির শর্তাদি যা সঠিক চুক্তির ঝুঁকি মূল্যায়ন ছাড়াই সম্মত হওয়া, চুক্তির ডকুমেন্টেশন হারিয়ে যাওয়া, অননুমোদিত কর্মচারীদের দ্বারা চুক্তির অনুমোদন এবং অজান্তে চুক্তির সমাপ্তি ঘটছে। সরবরাহকারীর সম্পর্ক – এই ঝুঁকি এমন সমস্যাগুলির সাথে সম্পর্কিত যা আপনার ক্রয় প্রক্রিয়ায় অর্থপ্রদানের ক্ষেত্রে উদ্ভূত হতে পারে যা আপনার সরবরাহকারীদের সাথে আপনার সম্পর্ককে ক্ষতিগ্রস্ত করতে পারে। এর মধ্যে কারণগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে যেমন: দেরিতে, বিলম্বিত বা মিস ইনভয়েস পেমেন্ট, ম্যানুয়াল ফলো-আপ প্রক্রিয়ার কারণে পরিষেবার জন্য উচ্চ খরচ, ম্যানুয়াল অর্ডার প্রক্রিয়ার কারণে অর্ডার মিস করা বা ভুল হওয়া ব্যবসায়িক ব্যাঘাত – এই ঝুঁকি আপনার মূল সংগ্রহের সম্ভাবনার সাথে সম্পর্কিত অর্থ প্রদানের জন্য ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপগুলি বিঘ্নিত হয় কারণ মূল কর্মীদের চাবি, ম্যানুয়াল প্রক্রিয়া জ্ঞান থাকে। ROI-তে ঝুঁকি

আপনি যদি এই বিন্দু পর্যন্ত প্রক্রিয়াটি অনুসরণ করতে সক্ষম হন, তাহলে আপনার প্রস্তাবিত প্রকল্পের মাধ্যমে কীভাবে এবং কখন মূল্য প্রদান করা হবে সে সম্পর্কে আপনার একটি পরিষ্কার ধারণা থাকা উচিত, যার সবকটি অনুমানের একটি সিরিজ দ্বারা নির্ধারিত হবে। ROI এর ঝুঁকি হল সেই অনুমানগুলি পূরণ না হওয়ার ঝুঁকি৷

উদাহরণ স্বরূপ, আপনি যদি গণনা করেন যে আপনার চালান প্রক্রিয়াকরণের খরচ কমিয়ে সরবরাহকারী আরও স্বয়ংক্রিয় চালান চ্যানেল গ্রহণের দ্বারা চালিত হবে, তাহলে গ্রহণটি প্রত্যাশার চেয়ে ধীর হলে কী হবে? অনুমানগুলি বাস্তবের কাছাকাছি তা নিশ্চিত করার জন্য আপনি কোন প্রশমন কৌশলগুলি স্থাপন করতে পারেন?

আমি প্রত্যাশিত সুবিধার সমস্ত ক্ষেত্র পর্যালোচনা করার পরামর্শ দিই:

ইনভয়েসিং প্রক্রিয়ার সুবিধাপিও প্রক্রিয়াকরণ সুবিধাসমূহ ক্রয় সংক্রান্ত সুবিধা জনগণ সম্পর্কিত সুবিধা দক্ষতা সম্পর্কিত সুবিধা

এবং তারপর সম্ভাবনা, প্রভাব, এবং একটি প্রশমন কৌশল চিহ্নিত করার জন্য সেই ক্ষেত্রগুলির উপর ভিত্তি করে একটি ঝুঁকি মূল্যায়ন পরিচালনা করা।

আমাদের অভিজ্ঞতায়, একটি ব্যবসায়িক মামলার অ-আর্থিক দিকগুলিকে প্রকাশ করা আস্থা তৈরি করতে, আপনার দক্ষতা প্রদর্শন করতে এবং ব্যবসায়িক মামলার আর্থিক দিকের জন্য আপনার নির্বাহীকে প্রাধান্য দিতে অনেক দূর এগিয়ে যায়। আমার পরবর্তী অংশে, আমি আপনার ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে এই মূল আর্থিক যোগ করার দিকে নজর দেব।